ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

El tiempo es uno de los recursos más apreciados que poseemos, sin embargo a pesar de que se trata de un recurso que no se puede ahorrar, retroceder ni recuperar, es muy común que lo malgastemos. El administrar eficientemente el tiempo nos proporciona un bienestar en nuestra vida, pues nos permite ocuparnos de más áreas de nuestra vida. Tenemos la creencia que el buen trabajador es el que extiende su jornada laboral diaria, el que se queda hasta tarde en la oficina, y pensamos que seremos reconocidos por hacer estas acciones, pero en realidad esto no es cierto, lo que se puede pensar es que pierde el tiempo durante su jornada, o que es una persona desorganizada. El buen trabajador es el productivo, el que ocupa eficientemente su horario para cumplir con sus actividades que lo acercan a sus objetivos, esto da el mensaje de que la persona utiliza adecuadamente los recursos de su organización y propios, ganando buena reputación y además permitiéndole utilizar el tiempo después de su jornada de trabajo para atender su área personal (relajarse, hacer ejercicio, alimentarse sanamente), su área emocional (compartir con su  familia, amistades, pareja) y su área profesional (leer, estudiar, asistir a seminarios, conferencias). Al tener cubiertas todas las áreas de nuestra vida, nos hace personas alegres, motivadas, relajadas y capacitadas, en consecuencia personas más efectivas en nuestro trabajo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

• Realizar una lista de las actividades de una semana completa, esto facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, es decir que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. Ley de Parkinson, entre más tiempo se tenga para hacer algo, más tiempo divagará la mente y más problemas serán planteados.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. (El exceso de análisis paraliza).
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
• Saber manejar las interrupciones, se debe crear un equilibrio en la accesibilidad con los demás colaboradores, se deben establecer momentos adecuados para atender las necesidades de los demás.

 

MATRIZ PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:

Importante	URGENTE	NO URGENTE
	ACTIVIDADES:	ACTIVIDADES:
	Crisis	Prevención
	Problemas apremiantes	Construir relaciones
	Proyectos cuya fechas vencen	Reconocer nuevas oportunidades
		Planificación, recreación
NO IMPORTANTE	ACTIVIDADES:	ACTIVIDADES:
	Interrupciones, llamadas.	Trivialidades, ajetreos inutiles
	Correo, algunos informes	Algunas cartas
	Algunas reuniones	Alguanas llamadas
	Cuestiones inmediatas	Actividades agradables
	Actividades populares	Pérdida de tiempo

 

Para utilizar esta herramienta debemos analizar en qué cuadrante colocar nuestra actividades, y de acuerdo al que le corresponda las desarrollaremos. lo ideal es que nos enfoquemos en los cuadrantes de lo importante (azul y verde). El invertir unos minutos en realizar este análisis, nos ayudará a ahorrar horas de nuestro trabajo.

Estoy seguro que muchas de las personas que han leído este artículo, pensará que estos principios son muy fáciles en la teoría, pero que en la práctica surgen actividades que rompen con nuestra programación, pero mi idea consiste en que nos ayude a empezar a crear el hábiroy sobre todo a estar consciente de la administración de nuestro tiempo, solamente eso nos ayudará a mejorar, y además quién dijo que lo bueno y lo que nos lleva al éxito es fácil.

NIEPAI

NORMAS INTERNACIONALES PARA LA EJECUCIÓN PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA (NIEPAI) 

Estas normas nos dan las directrices para las buenas prácticas para la ejecución profesional de la auditoría interna dentro de una organización. Estas normas son las vigentes del 1 de enero del 2011 a nuestra actualidad, pues se hicieron actualizaciones en el 2010. Este documento no sustituye la lectura de las normas completas, simplemente es una descripción rápida del contenido de las mismas, para su fácil compresión.

1.    Normas sobre atributos:

• Estatuto de Auditoría: Es el documento formal que define el propósito, autoridad y responsabilidad de las actividades desarrolladas por la auditoría interna; autoriza su acceso a los registros, al personal, a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos y define el alcance de las actividades de auditoría interna. También define la relación de la auditoría interna con el consejo de administración, en pocas palabras es el mandato de auditoría interna. La aprobación final del estatuto de auditoría interna corresponde al Consejo. El director ejecutivo de auditoría debe revisar periódicamente el estatuto de auditoría interna y presentarlo a la alta dirección y al Consejo para su aprobación.
• Independencia Mental: La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo para evitar cualquier conflicto de intereses. La Independencia dentro de la organización se alcanza de forma efectiva cuando el Director ejecutivo de auditoría depende funcionalmente del Consejo y se debe ratificar anualmente.
• Aptitud y cuidado profesional: Los conocimientos, las aptitudes y otras competencias se refiere a la aptitud profesional requerida al auditor interno para llevar a cabo eficazmente sus responsabilidades profesionales. Se recomienda a los auditores internos a demostrar su aptitud obteniendo certificaciones y cualificaciones profesionales apropiadas, tales como la certificación internacional de auditor interno y otras designaciones ofrecidas por el Instituto de Auditores Internos y otras organizaciones profesionales apropiadas. Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la aptitud que se espera de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El cuidado profesional adecuado no implica infalibilidad.
• Programa de Aseguramiento y mejora de calidad: Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad está concebido para permitir una evaluación del cumplimiento de las normas por parte de la actividad de auditoría interna, y una evaluación de si los auditores internos aplican el Código de Ética. Deben realizarse evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión calificado e independiente, proveniente de fuera de la organización.

2.    Administración de la actividad de auditoría interna:

• Planificación: El director ejecutivo de auditoría es responsable de desarrollar un plan basado en riesgos. Para ello, debe tener en cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades o partes de la organización. Si no existe tal enfoque, el director ejecutivo de auditoría utilizará su propio juicio sobre los riesgos después de consultar con la alta dirección y el Consejo.
• Administración de recursos: la administración de los recursos destinados a la auditoría interna deben ser apropiados, suficientes y eficazmente asignados para cumplir con el plan aprobado. Ser apropiado se refiere a la mezcla de conocimientos, aptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo el plan. Suficientes se refiere a la cantidad de recursos necesarios para cumplir con el plan. Los recursos están eficazmente asignados cuando se utilizan de forma tal que optimizan el cumplimiento del plan aprobado.
• Comunicación y aprobación: El director ejecutivo de auditoría debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisionales significativos, a la alta dirección y al Consejo para la adecuada revisión y aprobación. El director ejecutivo de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.
• Políticas y procedimientos: El director ejecutivo de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoría interna. La forma y el contenido de las políticas y procedimientos deben ser apropiados al tamaño y estructura de la actividad de auditoría interna y de la complejidad de su trabajo.
• Coordinación: El director ejecutivo de auditoría debería compartir información y coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de servicios de aseguramiento y consultoría para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicación de esfuerzos.
• Informe a la alta dirección y al consejo: El director ejecutivo de auditoría debe informar periódicamente a la alta dirección y al Consejo sobre la actividad de auditoría interna en lo referido al propósito, autoridad, responsabilidad y desempeño de su plan. El informe también debe incluir exposiciones al riesgo y cuestiones de control significativas, cuestiones de gobierno y otros asuntos necesarios o requeridos por la alta dirección y el Consejo. La frecuencia y el contenido del informe están determinados por comentarios con la alta dirección y el Consejo, y dependen de la importancia de la información a ser comunicada y la urgencia de las acciones a seguir por parte de la alta dirección y el Consejo.
• Proveedor de servicios externos y responsabilidad de la organización sobre auditoría interna: Cuando un proveedor de servicios externos presta servicios de auditoría interna, dicho proveedor debe poner en conocimiento de la organización que esta última retiene la responsabilidad de mantener una función de auditoría interna efectiva. Esta responsabilidad se demuestra a través del programa de aseguramiento y mejora de la calidad que evalúa el cumplimiento con la definición de auditoría interna, el código de ética y las Normas.

3.    Naturaleza del trabajo:

• Gobierno: La actividad de auditoría interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado. Debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de gobierno.
• Gestión de riesgos: Determinar si los procesos de gestión de riesgos son eficaces es un juicio que resulta de la evaluación que efectúa el auditor interno de que: Los objetivos de la organización apoyan a la misión de la organización y están alineados con la misma. Los riesgos significativos están identificados y evaluados.
• Control: La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua.

4.    Planificación del trabajo: Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya su alcance, objetivos, tiempo y asignación de recursos.

• Objetivos: Los objetivos de los trabajos de consultoría deben considerar los procesos de gobierno, riesgo y control, hasta el grado de extensión acordado con el cliente.
• Alcance del Trabajo: El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y bienes relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros. Al desempeñar trabajos de consultoría, los auditores internos deben asegurar que el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos acordados. Si los auditores internos encontraran restricciones al alcance durante el trabajo, estas restricciones deberán tratarse con el cliente para determinar si se continúa con el trabajo.
• Asignación de recursos Para el trabajo: Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados y suficientes para lograr los objetivos del trabajo, basándose en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada trabajo, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles.
• Programa de trabajo: Los programas de trabajo deben incluir los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y documentar información durante la tarea. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente.

5.    Desempeño del trabajo:

• Identificación de la información: Los auditores internos deben identificar información suficiente, fiable, relevante y útil de manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.
• Análisis y evaluación: Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en análisis y evaluaciones adecuados.
• Documentación de la información: Los auditores internos deben documentar información relevante que les permita soportar las conclusiones y los resultados del trabajo.
• Supervisión del trabajo: Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo del personal. Se debe documentar y conservar evidencia adecuada de la supervisión.

6.    Comunicación de resultados:

• Criterios para la comunicación de resultados: Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de acción.
• Calidad de la comunicación: Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas. Las comunicaciones precisas están libres de errores y distorsiones y son fieles a los hechos que describen. Las comunicaciones objetivas son justas, imparciales y sin desvíos y son el resultado de una evaluación justa y equilibrada de todos los hechos y circunstancias relevantes. Las comunicaciones claras son fácilmente comprensibles y lógicas, evitando el lenguaje técnico innecesario y proporcionando toda la información significativa y relevante. Las comunicaciones concisas van a los hechos y evitan elaboraciones innecesarias, detalles superfluos, redundancia y uso excesivo de palabras. Las comunicaciones constructivas son útiles para el cliente del trabajo y la organización, y conducen a mejoras que son necesarias. A las comunicaciones completas no les falta nada que sea esencial para los receptores principales e incluyen toda la información y observaciones significativas y relevantes para apoyar a las recomendaciones y conclusiones. Las comunicaciones oportunas son realizadas en el tiempo debido y son pertinentes, dependiendo de la significatividad del tema, permitiendo a la dirección tomar la acción correctiva apropiada.
• Uso de Realizado de conformidad con NIEPAI: Los auditores internos pueden informar que sus trabajos son "realizados de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna" sólo si los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad respaldan dicha afirmación.
• Difusión de resultados: El director ejecutivo de auditoría o la persona por él designada debe revisar y aprobar la comunicación final del trabajo antes de su emisión y decidir a quiénes y cómo será distribuida dicha comunicación. El director ejecutivo de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración.
• Opiniones globales: Cuando se emite una opinión global, debe considerar las expectativas de la alta dirección, el Consejo, y otras partes interesadas y debe ser soportada por información suficiente, fiable, relevante y útil.

7.    Seguimiento del progreso: El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para vigilar la disposición de los resultados comunicados a la dirección. El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido implantadas eficazmente o que la alta dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.

8.    Decisión de aceptación de los riesgos por la dirección: Cuando el director ejecutivo de auditoría considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la organización, debe tratar este asunto con la alta dirección. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el director ejecutivo de auditoría debe informar esta situación al Consejo para su resolución.