ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

El tiempo es uno de los recursos más apreciados que poseemos, sin embargo a pesar de que se trata de un recurso que no se puede ahorrar, retroceder ni recuperar, es muy común que lo malgastemos. El administrar eficientemente el tiempo nos proporciona un bienestar en nuestra vida, pues nos permite ocuparnos de más áreas de nuestra vida. Tenemos la creencia que el buen trabajador es el que extiende su jornada laboral diaria, el que se queda hasta tarde en la oficina, y pensamos que seremos reconocidos por hacer estas acciones, pero en realidad esto no es cierto, lo que se puede pensar es que pierde el tiempo durante su jornada, o que es una persona desorganizada. El buen trabajador es el productivo, el que ocupa eficientemente su horario para cumplir con sus actividades que lo acercan a sus objetivos, esto da el mensaje de que la persona utiliza adecuadamente los recursos de su organización y propios, ganando buena reputación y además permitiéndole utilizar el tiempo después de su jornada de trabajo para atender su área personal (relajarse, hacer ejercicio, alimentarse sanamente), su área emocional (compartir con su  familia, amistades, pareja) y su área profesional (leer, estudiar, asistir a seminarios, conferencias). Al tener cubiertas todas las áreas de nuestra vida, nos hace personas alegres, motivadas, relajadas y capacitadas, en consecuencia personas más efectivas en nuestro trabajo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

• Realizar una lista de las actividades de una semana completa, esto facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, es decir que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza. Ley de Parkinson, entre más tiempo se tenga para hacer algo, más tiempo divagará la mente y más problemas serán planteados.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas. (El exceso de análisis paraliza).
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.
• Saber manejar las interrupciones, se debe crear un equilibrio en la accesibilidad con los demás colaboradores, se deben establecer momentos adecuados para atender las necesidades de los demás.

 

MATRIZ PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:

Importante	URGENTE	NO URGENTE
	ACTIVIDADES:	ACTIVIDADES:
	Crisis	Prevención
	Problemas apremiantes	Construir relaciones
	Proyectos cuya fechas vencen	Reconocer nuevas oportunidades
		Planificación, recreación
NO IMPORTANTE	ACTIVIDADES:	ACTIVIDADES:
	Interrupciones, llamadas.	Trivialidades, ajetreos inutiles
	Correo, algunos informes	Algunas cartas
	Algunas reuniones	Alguanas llamadas
	Cuestiones inmediatas	Actividades agradables
	Actividades populares	Pérdida de tiempo

 

Para utilizar esta herramienta debemos analizar en qué cuadrante colocar nuestra actividades, y de acuerdo al que le corresponda las desarrollaremos. lo ideal es que nos enfoquemos en los cuadrantes de lo importante (azul y verde). El invertir unos minutos en realizar este análisis, nos ayudará a ahorrar horas de nuestro trabajo.

Estoy seguro que muchas de las personas que han leído este artículo, pensará que estos principios son muy fáciles en la teoría, pero que en la práctica surgen actividades que rompen con nuestra programación, pero mi idea consiste en que nos ayude a empezar a crear el hábiroy sobre todo a estar consciente de la administración de nuestro tiempo, solamente eso nos ayudará a mejorar, y además quién dijo que lo bueno y lo que nos lleva al éxito es fácil.