GESTIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

GESTIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados. Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas: se toman decisiones, se solucionan problemas, intercambia información, planifica, entre otras. Pero si una reunión no es gestionada correctamente, lo único que podemos lograr es perder tiempo.

Para que una reunión se eficiente se debe planificarla de la siguiente forma:

PLANIFICACIÓN:

Agenda – Contenidos

•  Objetivos de la reunión
• Tema
• Fecha
• Hora de inicio y fin
• Lugar de la reunión
• Participantes
• Quien convoca la reunión
• Puntos de la reunión

o   Tiempo aproximado

o   Responsable

o   Que se hará

• Observaciones (preparación previa necesaria)
• Convocar a los participantes

o   Participantes obligatorios, opcionales y notificados

o   Herramientas informáticas (Outlook, Lotus Notes, etc.)

o   Enviar la agenda con anticipación (24 horas antes)

o   Atender solicitudes de modificación de agenda

o   No más de 8 personas en una reunión (a excepción de reuniones de comunicación)

Agenda: Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las demás actividades importantes de la empresa.

Una agenda debe contener: Lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes, se debe leer previo a la misma, los puntos que serán cubiertos, fecha y hora en que será realizada, lista de participantes y duración de la misma. Si la agenda no pudo entregarse con anticipación se puede distribuir al comienzo de la reunión y también se les puede preguntar a los participantes si desean incluir algún tema adicional.

Algunos expertos recomiendan invitar solamente a las personas directamente envueltas en el logro de la meta que se desea alcanzar en la reunión.

Si tenemos invitados que no ven nuestra reunión como una prioridad se sugiere el asignarles algún tema de la agenda e incluso el que lleven alguna información a la reunión sobre uno de los primeros temas a tratar. Cuando se ha planificado una reunión a la misma hora de la nuestra, una de las dos debe reprogramarse y asegurarnos que todos los invitados puedan asistir a ambas. Si tenemos invitados que llegan tarde se recomienda enviar un e-mail diciendo que hagan el esfuerzo de llegar temprano porque no se repetirá lo que se ha dicho.

Horario: Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).

Las reuniones sólo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.

Si la reunión normalmente se alarga, seguir los siguientes pasos para corregirlo:

• Planificar la agenda cuidadosamente.
• Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión
• Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).
• Evaluar el proceso de reunión al final de la misma

Objetivo: El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de reunión convocada.

• Objetivo de las reuniones para informar: Enterar de algo a un grupo de personas.
• Objetivo de las reuniones para informarse: Obtener información o ideas de un grupo.
• Objetivo de las reuniones para debate público: Someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.
• Objetivo de las reuniones para desarrollo del personal: Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de análisis y síntesis.
• Objetivo de las reuniones para solucionar un problema: Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solución.

Requerimientos: Establecer reglas para las reuniones, por ejemplo:

Horarios, puntualidad, métodos para decidir, interrupciones permitidas y confidencialidad.

Dichas reglas, deben ser establecidas por todos los participantes.

Cierre de la reunión:

• Esboce la agenda de la próxima reunión
• Antes de terminar, haga una recapitulación de los temas tratados (insistir en las conclusiones, tareas lanzadas, responsables)
• Deben quedar claras las tareas distribuidas a sus responsables
• Evaluar la reunión y registrar las conclusiones
• Terminar la reunión 5 minutos antes, los participantes valorarán el gesto.

Tareas post reunión: Si se generan compromisos durante la reunión, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción en donde se establezca cómo mínimo el responsable y la fecha estimada de término. Lo ideal en este aspecto sería que cada participante tenga asignado uno de los puntos para que todos se envuelvan en la dinámica de la reunión. Las decisiones a que ha llegado el equipo deben ser documentadas.

• Pasar en limpio el acta (minuta) de la reunión: Redactarla lo antes posible para no perder información, ordenarla por unidades temáticas y no por orden cronológico de la discusión, identificar las tareas lanzadas, con responsable y fecha de finalización
• Elaborar un listado de asuntos pendientes
• Las acciones después de la reunión hasta la próxima es algo crucial para el logro de los puntos del plan de acción.
• Las minutas deben publicarse a más tardar 24 horas después de sostenida la reunión.