DIRECCIÓN DE PROYECTOS METODOLOGÍA PMBOK

DIRECCIÓN DE PROYECTOS METODOLOGÍA PMBOK

Es una propuesta del Project Management Institute (PMI). El PMI propone mediante la Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge), identificar los fundamentos de la dirección deproyectos, reconocido como el resultado de un compendio de buenas prácticas puestasen marcha por un grupo de profesionales miembros del PMI.En la guía se hace mención a que estas prácticas son aplicables a la mayoría de proyectos. Sin embargo dependerá de cada proyecto la forma en que deban aplicarse, es por esto que se debe contar con un equipo de dirección de proyecto capacitado para responder a cada proyecto de la mejor manera.

Otro beneficio de seguir los procedimientos establecidos en la guía PMBOK, es el contar con un vocabulario estandarizado. Lo que permite establecer comunicación e intercambio de experiencias con otros equipos de interés.

Cualquier persona interesada en la dirección de proyectos debe tener el conocimiento de ésta guía, la cual es la base para la adquisición de la certificación de Profesional de la Dirección de Proyectos (Project Management Professional, PMP).

¿Qué es un Proyecto?

Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmente los trabajos envuelven operaciones y/o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas características:

• Son desarrollados por personas

• Están restringidos por recursos limitados

• Son planificados, ejecutados y controlados

La diferencia entre las operaciones y los proyectos es que en las primeras, los trabajos son repetitivos y continuos mientras que en los segundos, el trabajo es temporal y único. Se entiende por proyecto a un esfuerzo temporal iniciado para crear un único producto o servicio. El hecho que sea temporal implica que tenga un comienzo y un fin, el fin esalcanzado cuando los objetivos del proyecto son cumplidos o cuando queda claro que estos no podrán ser cumplidos.

Dirección de Proyectos:

Un sistema de gestión de proyectos es definido como el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto.

La dirección de proyectos es una tarea integradora. Esta integración hace necesario que cada proceso y cada proyecto se alineen de la mejor manera con los demás procesos, para obtener la mejor coordinación posible.

Como se afirma en el PMBOK ”El éxito de una dirección de proyectos incluye la gestión activa de estas interacciones a fin de cumplir exitosamente con los requisitos del patrocinador, el cliente y los demás interesados.”

Es así como la dirección define cinco procesos, denominados Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos y se enlistan a continuación:

•  Grupo de Procesos de Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
• Grupo de Procesos de Planificación: Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
• Grupo de Procesos de Ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.
• Grupo de Procesos de Seguimiento: Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Grupo de Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

Dentro de las áreas de conocimiento de la dirección de proyecto definidas por el PMI en su Guía PMBOK, se puede citar:

1. Gestión de la Integración del proyecto: El área de conocimiento de gestión de la integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar,  unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.

·         Desarrollo del plan de proyecto

·         Ejecución del plan de proyecto

·         Control de cambios generales

2. Gestión del Alcance del proyecto: La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

·         Iniciación

·         Planificación del alcance

·         Definición del alcance

·         Verificación del alcance

·         Control de cambio del alcance

     3. Gestión del Tiempo del proyecto: La gestión del tiempo del proyecto incluye los            procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

·         Definición de actividades

·         Secuencialización de actividades

·         Estimación duración de actividades

·         Desarrollo del cronograma

·         Control de cronograma

    4. Gestión de los Costes del proyecto: La gestión de los costes del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

·         Planificación de los recursos

·         Estimación de costos

·         Presupuesto del costo

·         Control de costos

5. Gestión de la Calidad del proyecto: Los procesos de gestión de la calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió.

·         Planificación de la calidad

·         Aseguramiento de la calidad

·         Control de calidad

6. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto: La gestión de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles responsabilidades para concluir el proyecto.

·         Planificación organizacional

·         Adquisición del personal

·         Desarrollo de equipo

    7. Gestión de las Comunicaciones del proyecto: La gestión de las comunicaciones del proyecto es el área de conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de gestión de las comunicaciones del proyecto proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información,necesarios para una comunicación exitosa.

·         Planificación de la comunicación

·         Distribución de la información

·         Reportes de desenvolvimiento

·         Cierre administrativo

    8. Gestión de los Riesgos del proyecto: La gestión de los riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto. Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

·         Planificación de gestión de riesgos

·         Identificación de riesgos

·         Análisis cualitativo de riesgos

·         Análisis cuantitativo de riesgos

·         Planificación respuesta a riesgos

·         Monitoreo y control de riesgos

   9. Gestión de las Adquisiciones del proyecto: La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.

·         Planificar las Compras y Adquisiciones

·         Planificar la Contratación

·         Solicitar Respuestas de Vendedores

·         Selección de Vendedores

·         Administración del Contrato

·         Cierre del Contrato.

Todas estas áreas del conocimiento poseen entradas bien definidas, técnicas y herramientas identificadas, las cuales varían considerablemente en función del alcance, tipo de proyecto y salidas, que se convierten en el entregable final de cada área de conocimiento. Todos los planes de gestión definidos brevemente se integran para conformar el plan de gestión del proyecto, herramienta de la dirección y del equipo de proyecto para realizar el proyecto en forma exitosa.

Nota: El 31 de diciembre de 2013 se estará lanzando la nueva edición de la guía PMBOK, versión 2013, el cual le mostraré los cambios efectuados más adelante.